I. Pojęcie słownikowe.
Jeżeli zabralibyśmy pod uwagę wyłącznie słownikową definicję protokołu dyplomatycznego, termin „protokół” odnajdziemy w Słowniku wyrazów obcych, bowiem nazwa ta pochodzi z greki (protokolon), gdzie oznaczało to "spis zawartości". Samo słowo powstało poprzez złożenie dwóch innych słów: proto oznaczający "pierwszy" i kollema – "przyklejony". W ten sposób nazywano pierwszą kartę naklejoną na dokument i stanowiącą spis jego zawartości.

Jednak samo słowo "protokół" weszło do codziennego użytku. Protokołem można również nazwać pierwszą wersję umowy przed jej ratyfikacją, zapis przebiegu jakiejś czynności, wyników rozmów i ustaleń oraz kodeks właściwego postępowania (tutaj najczęściej ma to miejsce w dyplomacji) albo właściwą procedurę (np. w informatyce).

Natomiast protokół dyplomatyczny jest rozumiany jako instrument polityki zagranicznej państwa. Jest on bowiem nośnikiem rzeczywistych treści przekazywanych za pośrednictwem jego sformalizowanego języka i rytuału. Fakt, że w tych okolicznościach potrafi on być hermetyczny i powszechnie niezrozumiały. Nie ma jednak większego znaczenia, bowiem tego wymaga słownictwo zawodowe. Na tej samej zasadzie można oprzeć funkcję języka prawniczego czy lekarskiego. Zdarza się, że uprzejme i wyszukane formy wyrażają stanowisko skrajnie przeciwne lub wrogie. Dlatego też zasady protokołu dyplomatycznego muszą być ściśle przestrzegane.

II. Funkcje protokołu.
Można więc określić posługiwanie się protokołem dyplomatycznym pewnego rodzaju sztuką. Sztuką bowiem jest to, aby wyważyć wszystkie ruchy, gesty czy nawet słowa. Z tym wiążę się pewne niebezpieczeństwo, bo forma ta może być wykorzystywana do manifestacji politycznych. Takie intencjonalne działanie nie jest gafą i nie posiada cech zindywidualizowanych (np. takich jak to, że jeden ambasador państwa X nie lubi ambasadora państwa Y). Nie wynika również z braku umiejętności nad panowaniem nad własnymi emocjami. Jest to przejawem doboru i korzystania z precyzyjnego przesłania wysłanego językiem protokolarnym.

Mimo to, jednak zdecydowana większość funkcji protokołu służy celom pozytywnym. Ma on za zadanie najczęściej pomniejszać różnice, niż je pogłębiać i skłaniać do szybkiego rozwiązania satysfakcjonującego obie strony, w ramach spotkań czy wizyt osobistości. Burzliwa wymiana zdań na poszczególne kwestie może wynikać z różnicy kulturowej, co wymaga szczególnej uprzejmości, wiedzy oraz zdrowego rozsądku.
 
Protokół dyplomatyczny ułatwia jednocześnie wyrażenie szacunku państwom (precedencja, ceremoniał) i harmonijne ułożenie stosunków między ich przedstawicielami (etykieta, dobre maniery). W tym zagadnieniu mieści się np. przyjmowanie ambasadorów państw obcych, urządzanie przyjęć, stosowne gesty i słowa w stosunku do głów koronowanych.

III. Różnice pomiędzy protokołem, ceremoniałem a etykietą.
We współczesnym znaczeniu termin "protokół" oznacza kodeks uprzejmości, który łączy dyplomatyczne formy, ceremonię i etykietę. Należy zawsze mieć na uwadze, że pojęcia protokołu, ceremoniału i etykiety nie są równoznaczne, choć w wielu przypadkach mogą się na siebie nakładać, ponieważ protokół reguluje stosunki między państwami i ich przedstawicielami, natomiast ceremoniał służy organizacji uroczystości oficjalnych, szczególnie państwowych, a etykieta zaś jest przestrzeganiem sposobu zachowania i ubioru w sytuacjach publicznych.

Oczywiście te wszystkie wyżej wymienione reguły zmieniają się w stosunku do demokratyzacji życia czy rozwoju zasad współżycia zmierzających do uproszczenia. Mimo to, wielu ekspertów stoi na stanowisku, że ceremoniały powinny oddawać głębię szacunku, a protokoły dyplomatyczne ewoluują wraz z sytuacją na świecie i jego rozwojem. Jest to także forma najbardziej plastyczna - bardzo szybko można zrezygnować z przestarzałych, anachronicznych wręcz form.